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社内の経理処理を適正に行い、業務上の不正やトラブルを未然に防止するため、業務に関する費用の「個人立替」は原則禁止とします。すべてのスタッフがルールを守り、統一した運用を心がけてください。
原則：個人立替は禁止
以下のような支出を、個人で立て替えることは禁止とします。
- 備品や物品の購入
- 車両整備や部品代
例外：個人立替が認められるケース
以下の費用については、やむを得ない事情を考慮し、個人立替を認めます。
- 代車貸出時のガソリン代
- 出張査定・引取に伴う高速代
- 出張時の交通費・宿泊費(事前に承認を得てください) など
※立替後は、必ずレシートや領収書を添付のうえ、3日以内にサイボウズにて経費精算を行ってください。
正しい支払い手順
原則として事前申請・承認が必要
- 立替が想定される場合は、上長または担当者へ事前に確認してください。
個人立替をした場合の精算方法
- 領収書・レシートは必ず保管し、所定の精算書類とともに月初に提出してください。
- 金額や内容に不明点がある場合、担当者からの確認が入ることがあります。
航空券の取得方法
✅ 基本ルール
- 出張日が決まり次第、できるだけ早く手配すること(直前になるほど航空券の料金が高くなる)
（例：全社集会・PCM・写真撮影 など） - 手配前に上長の承認を必ずもらうこと
🛫 航空券取得の流れ
- 日程・行き先・人数を確認 → 開催日時・集合時間に遅れないフライトを選ぶ
- ジェットスター公式サイトへアクセス
- 「往復」または「片道」で検索・選択
→ できるだけ安く・移動に無理のない便を選ぶ
→ 直前になるほど航空券の料金が高くなるため、早めの予約が原則(画像参照、片道でこれだけ料金が変わります)
- 運賃タイプを変更する
→ 最初から「Starter Plus」が選択されているので「運賃タイプを変更」を押す
- 「Starter」を選択する
→ 復路も同様に選択する
- 手荷物「0㎏(受託手荷物なし)」を選択する(デフォルトで「20㎏」が選択されている)
→ 手荷物 選択内容が往復ともに0円になっていることを確認して次へ
- 「座席の選択」を解除する
→ デフォルトで座席が選択されています
→ 選択されている座席を押すと解除されて座席指定の合計金額が減額されます
→ 復路の選択も解除すると座席指定の合計金額が0円になります
- 「搭乗者/連絡先情報」「支払い情報」を入力する
- 予約完了、旅程表メールが届く
→ 旅程表メール(届くまでに時差あり)に領収書が添付されているので保存 - サイボウズにて経費申請する
📎 注意事項
- 座席指定・荷物オプションは必要最低限でOK
- 日程変更がありそうな場合は、変更可能プランを優先
- やむを得ずキャンセル時は、総務へすぐ報告＋返金対応の確認
注意事項
- 承認のない個人立替は、精算対象外となることがあります。
- 「急ぎだったから」という理由のみでは、例外として認められません。
- 繰り返しの違反や不適切な立替は、指導対象となります。
最後に
経費処理の透明性は、社内の信頼だけでなく、お客様との信頼関係にもつながります。
一人ひとりがルールを正しく理解し、組織としての一貫性を保ちましょう。
