買取契約書締結後の一元化処理手順

以下は、お客様と買取契約を交わした後に行う事務処理についての説明です。

わかりやすく説明していますので、必ず契約後にこの手続きを実行してください。

これは、入庫処理および代金振り込みに必要な処理です。

1. 一元化システムでのお客様情報管理

1. 一元化システムを開く
   • まず、一元化システムを開き、問い合わせ管理画面を表示します。

1. お客様情報の検索
   • 契約書に記載されている電話番号などでお客様情報を検索します。
   • 検索結果に表示されたお客様情報をクリックし、詳細を表示します。
2. 商談結果の記入
   • 表示されたお客様情報画面の「内容」欄に、商談結果を記入します。自社買取したケースでは「買取」と記載し、「履歴保存」ボタンをクリックしてください。
   • 他社売却になった場合でも、必ず商談の結果を履歴に残してください。
3. 商談ステータスの更新
   • 画面の一番下にある「商談ステータス」を適切な状態に変更します。
     買取成約の場合は「自社買取」を選択します。必要に応じて「他社売却」や「乗り続け」を選びます。
   • 正しいステータスに変更できたら、「情報更新」ボタンを押してお客様情報を更新します。

2. 査定情報のステータス変更

1. 査定車両管理画面を開く

1. 一元化システムの査定車両管理画面を開きます。
2. 契約書に記載されている車台番号などで該当する査定情報を検索し、表示された情報をクリックして詳細を開きます。
   
   店舗名、査定担当者で絞り込めば当日査定した案件がリストアップされます。
   この業務は基本的に当日のうちに終わらせる作業です。
3. ステータスの変更

1. 商談の結果を反映させるため、以下のステータスを順番に変更します：
   • 結果区分：自社成約
   • 査定ステータス1：自社買取
   • 査定ステータス2：管理から契約（状況に応じて【即決】を使用する場合もあります）
2. 査定結果の更新
   • 以上の3つのステータスを変更したら、「情報更新」ボタンをクリックして査定結果を更新します。
   • 査定作業後は、必ず商談の結果に応じた正しいステータスに変更してください。

3. 成約車両の登録

1. 成約車両一覧画面を開く

1. 買取契約した案件を登録するため、成約車両一覧画面を開きます。
   ここでは、契約書情報の入力などの作業を行います。
   未完了の案件は未完了一覧の画面で確認し、車台番号等で該当の情報を検索します。
2. 必要情報の入力

1. 契約書を見ながら、以下の情報を入力してください：
   1. 契約日
   2. 買取成約金額（リサイクル料金を含む場合はチェックマークを入れる）
   3. 免許証番号
   4. 書類入庫予定日
   5. 車両入庫予定日
2. 注意点：
   契約書の売買契約金額を入力する際、リサイクル料金が含まれる場合は必ずチェックマークを入れてください。
   これを忘れると金額のズレが生じます。

4. お客様情報の詳細入力

1. お客様情報詳細画面を開く
   • お客様情報の詳細入力のため、お客様情報詳細画面を開きます。
2. 必要情報の入力
   • 以下の情報を契約書の内容に従って入力します：
     1. 個人・法人の選択
     2. お客様名とフリガナ
     3. 郵便番号
     4. 住所（番地やマンション名も含む）
     5. 携帯番号（または電話番号）
     6. 生年月日
     7. 性別
3. ステータスの変更

最後に画面の一番下にあるステータスを「完了」「査定済み」「自社買取」に変更し、「情報更新」ボタンをクリックして情報を確定します。

5. 確認作業

• 事務処理が正確に行われたことを確認するため、完了一覧画面で車台番号等で先ほど処理した車両を検索します。
  契約日、買取金額、車両入庫予定日、書類入庫予定日、成約区分、成約ステータス1、成約ステータス2が正しく登録されていれば、買取契約書の処理が完了です。

以上の手順に従って、正確かつ効率的な事務処理を行ってください。