動画で学ぶ書類発送業務
【書類発送業務】なぜこの業務が必要なのか
まず、この発送処理をする目的ですが、
書類が今どこに、どのような状態になっているかを把握するためのものになります。
通常、対象の車があるお店に、その車に関する書類は保管されています。
例えば、姫路店の在庫車であれば、その書類も同じ姫路店に保管されているという状態です。
書類が行き来するケースはいくつかあります。
車の名義変更を本社に依頼する際や、行政書士さんに依頼する場合もあるでしょう。
在庫している車が業販やオークションで売れた場合、売れた先にその書類も一緒に送らないといけません。
たとえ10,000,000の価値がある車でも、その書類がなければ価値はゼロ円です。
そのため、車と書類はワンセットで管理をして、売れたらその車を動かした先にその書類も郵送していく。
重要な書類を把握するためのシステムになりますので、今から説明する方法をしっかりと理解してください。
それでは始めます。
練習：一例から学ぶ書類発送業務の流れ
今回はこの姫路で売れた車を例に説明していきます。
管理番号は26995のタントカスタム。
これがオートサーバーで売約になったとします。
オートサーバーで売れたので、オートサーバーさんにこの書類を郵送する必要があります。
基本的にはレターパックを使って郵送で送ります。
書類の行先や送った日付などをシステムに登録していきます。
システムの書類タブを選択して、書類自税登録というボタンを押してください。
選択すると入力する画面が表示されます。
ここに対象車両の管理番号を入力して車両情報を表示させてください。
今回は、ここに26995と入力します。
すると、その車の詳細が表示されます。
業販やオークションで売れた場合、販売先は注文書の入力をすることによって、このように販売情報として表示されます。
まず、出庫処理を開きます。
書類の送り日を入れていきますが、基本的には売れたその日に書類発送が基本です。
4月15日に販売済みになっているので、4月15日に送ることを入力します。
登録区分は飛ばしていただいて、発送区分を選択します。
発送区分はどのような形で送ったかを入力する項目です。
郵便レターパック、もしくは車の取り扱い説明書や保証書などのレターパックに入らない書類はヤマト、佐川急便を使って送ります。
基本はレターパックになるので、郵便を選択します。
続いて出庫処理区分を選択します。
選択できる項目が4つプルダウンで表示されますが、使用するのは下2つのどちらかのみです。
書類発送（謄本）もしくは書類発送（検付き）
どちらかを選択します。
抹消されていて車検が付いていない車の場合は謄本、車検付きの車は検付きを選択しましょう。
今回売れた車を見てみると、車検の期限が抹消済みと表示されていることがわかります。
そのため、今回の例では出庫処理区分は書類発送（謄本）を選択します。
次にページを切り替えるために、備考欄のタブを押してください。
このメモ欄のところにレターパックの追跡番号を入力します。
レターパックの追跡番号はシールに記載されていますので確認してください。
補足として、例えば付属品、一緒にスマートキー同封した場合や
ナビの地図データのSDカードなどを書類と一緒に入れた場合もこちらのメモ欄に記載します。
入力が終われば追加ボタンでメモに追加します。
これでいつ何をどこへ送ったのかが誰でも確認できるようになります。
最後に登録ボタンを押して登録してください。
登録ボタンを押さないとメモ欄などの入力したデータは保存されないので注意しましょう。
ここまでやっていただければ大丈夫です。
